Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Stapelverarbeitung" wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert. Im Detail wird hier einmalig anhand einer Maske definiert, wo auf einem Beleg welches Schlagwort zu finden ist (beispielsweise wo sich auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A die Belegnummer und das Belegdatum befinden). Um zwischen verschiedenen Masken zu unterscheiden, wird auch definiert, woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann.

In der Praxis wird dann ein Stapel von Eingangsrechnungen gescannt und entsprechend automatisch verschlagwortet sowie danach alle nicht oder nicht vollständig erkennbaren Dokumente nachbearbeitet. Über das Zusatzmodul Meta-Index-Server können zudem Informationen aus einer bestehenden Dantenbank (CRM, ERP...) über die ODBC-Schittstelle angereichert / vervollständigt werden (Voraussetzung hierfür ist das die genutzte Software selbst über eine ODBC-Schnittstelle verfügt.

Detailansichten für automatische Auswertung: Texte-Erkennung, Barcode-Erkennung, QR-Code-Erkennung

Hier sehen Sie ein Beispielvideo zum Thema Rückläuferbeleg, dies könnten bspw. unterschriebene Lieferscheine oder Verträge sein. Die eingescannten Papierdokumente stehen auf Knopfdruck innerhalb weniger Minuten den Mitarbeitern digital zu Verfügung.

Die allgemeine Zunahme des E-Mail-Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der E-Mail-Nachrichten mit sich. Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul "Mailconnect" wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei werden sowohl die E-Mail als auch die Mail-Anhänge mit indiziert (sofern diese in einem verwertbaren Format wie bspw. DOCX sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail als auch nach einem Textfragment aus einem Mail-Anhang (Word, PDF, usw.) gesucht werden.

Angebunden werden können alle POP3- oder IMAP-fähigen Mail-Systeme wie Kerio Connect, Microsoft Exchange, Tobit David usw.

inoxision ARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefaxes wird wahlweise zusätzlich eine automatische OCR-Volltexterkennung durchgeführt (hierzu ist das Advanced OCR-Modul nötig).

Gesetzliche E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann so nichts fehlen.

Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann entweder eine vollautomatische Ablage - jede Mail wird automatisch archiviert - oder eine halbautomatische Ablage - Sie entscheiden ob eine E-Mail archiviert wird - erfolgen.

Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf einer gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht.
Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison "Advanced OCR-Erkennung" noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR-Systemen führen.

Mit dem inoxison ARCHIVE-Workflowserver werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese daraufhin zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxision ARCHIVE-Workflowserver ausgeführt.

Beispielvideo:

Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf einer gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht. Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison "Advanced OCR"-Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen.
Der Unterschied zur normalen "Advanced OCR" ist, dass mit dem OCR-Server alle Clients diese erweiterte Funktion nutzen können.

Mit dem inoxision ARCHIVE "DMS-Modul" stehen Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung. Im Gegensatz zur reinen Archivierung, bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS-System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.

Funktionen für Teamarbeit, das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten, direkte Integration in die Microsoft® Office-Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglich Umgang mit großen Dokumentenmengen.

Microsoft® Office-Integration
Die Integration in Microsoft® Office, welche ein Bestandteil des DMS-Moduls ist, bietet den direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio. Sowohl das Laden von Dokumenten direkt aus dem Archiv als auch das direkte Speichern in der entsprechenden Archivdatenbank werden unterstützt. Funktionen zur Teamarbeit wie z.B. das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten bieten eine ideal auf die Anforderungen im DMS-Umfeld abgestimmte Funktionalität.

Der Meta-Index-Server ermöglicht das Anreichern von Informationen (Daten, Kundendaten) über eine Open Database Connectivity (ODBC) Schnittstelle aus einer bestehenden Software (ERP,CRM...). Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre eingesetzte Software den Zugriff über ODBC ermöglicht oder die Informationen in Form einer CSV-Datei vorliegen.

Beispiel: Sie scannen ein Dokument ein und erfassen nur wenig Information (Grundinformationen) - bspw. nur die Kundennummer. Die dazugehörigen fehlenden Kundeninformationen gleicht nun der inoxision Meta-Index-Server direkt über eine ODBC-Schnittstelle mit Ihrer Unternehmenssoftware ab und ergänzt alle vorhanden Daten/Informationen die vorhanden sind.

Vorteil: Ist ein archiviertes Dokument umfangreich (vollständig) verschlagwortet, wird auch das Wiederfinden zielgenauer. Die Indexqualität steigert sich enorm - das spart nochmals Arbeitszeit bei der Dokumenten-Recherche.

Mit “inoxision ARCHIVE flexIntegrate” können Recherche- und Ablagefunktionen in (fast) jede Software integriert werden ohne Änderungen an der Fremdanwendung durchführen zu müssen.

Mit dem Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen.

Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzen zu können, relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also für viele bestehende Softwarprodukte gegeben.

Mit einer Integration wird es für den Anwender zum Beispiel möglich, mit einem einzigen Klick alle archivierten Dokumente zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden einzusehen.

Ein weiteres Highlight ist die Scan- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scanvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die Software (in diesem Beispiel eben die Finanzbuchhaltungssoftware) die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.

An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.

Technische Voraussetzung: Die externe Software muss eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.

Beispiel: Steuerskript

Beispiel-Video Standard-Integration "BüroWare":

Das inoxison ARCHIVE-Modul Offlineclient ermöglicht es, Archivdaten auf einem Datenträger Ihrer Wahl auszulagern. Auf diesem Wege können Sie Ihr Archiv nutzen, ohne direkt an die interne Datenbank angebunden zu sein. Auch ist es so möglich, ausgewählte Teile des Archivs an Berechtigte weiterzugeben (Steuerberater, Kunden usw.). Die Recherche im Offline-Archiv erfolgt mit Hilfe einer schlanken und leicht bedienbaren Client-Software.

Beispiel-Video

Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Renderer" werden zeichenbasierte Ausdrucke archiviert, vergleichbar mit einem COLD-Lauf oder einer Spoolverarbeitung. In der Praxis wird dies beispielsweise bei Warenwirtschaftssystemen im AS/400- oder Unix-Umfeld benötigt, die nicht über das Windows-Drucksystem arbeiten. Mit dem inoxision ARCHIVE "Renderer" wird ein vollautomatischer Archivierungsprozess möglich, da auch hier die Dokumentenschlagworte aus dem Druckzeichenstrom erkannt werden.

Sie besitzen schon mehrere Scanner in Ihrem Unternehmen an verschiedenen Orten/Büros? Mit Netscan können all diese lokal installierten Geräte über das Netzwerk eingebunden werden (z.B. Nutzung eines lokal angeschlossenen Scanners aus einer Terminalsitzung). Sie erreichen so eine effiziente Nutzung Ihrer Gerätelandschaft.

Das Schutzschild für inoxision ARCHIVE. Die Gefahr durch Schadsoftware nimmt enorm zu. Deshalb ist es besonders wichtig, seine digitalen Informationen/Daten zuverlässig auf Schadsoftware zu prüfen.

Gehen Sie auf Nummer sicher! Die Erweiterung ARCHIVEprotect prüft jedes Dokument, jede E-Mail oder Anlage, die Sie aus dem inoxision ARCHIVE Datenpool öffnen nochmalig auf Schadcode. Da die Prüfung bei jedem Abruf mit den jeweils aktuellsten Erkennungsroutinen erfolgt, erhöht sich die Sicherheit durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Signaturen.

Durch regelmäßig aktualisierte Signaturen / Definitionen sind Sie und Ihre Daten immer auf der sicheren Seite. Der Schutz Ihrer Daten kostet ein Vielfaches weniger, als jeder Datenverlust und Arbeitsausfall durch Schadsoftware.

Einbetten der Unterschrift (mit forensischen Daten) im Originaldokument

• Nutzung z.B. direkt über Druckertreiber
• Integration in Druck oder WFL Prozesse
• Anbindung per inoxision Treiberpaket an Windows Rechner (Kommunikation per IP Endpoint Server) dadurch VPN und Terminalserverfähig.
• Bezug der Hardware über inoxision