Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bietet das Belegpostfach eine umfassende Lösung, die nicht nur den Empfang und die Archivierung von Rechnungen erleichtert, sondern auch eine detaillierte Protokollierung aller Vorgänge rund um jeden Beleg ermöglicht.

Doch was bedeutet das konkret und welche Vorteile bietet das Belegprotokoll?

Belegprotokoll: Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Das Belegpostfach zeichnet alle Vorgänge zu einem Beleg in einem detaillierten Belegprotokoll auf. Dieses Protokoll ist direkt mit dem Beleg verfügbar und wird ebenfalls archiviert. So können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Schritte mit einem Beleg unternommen wurden:

Empfang des Belegs: Das Protokoll zeigt an, wann der Beleg empfangen wurde.

Prüfung des Belegs: Sie sehen, wann der Beleg geprüft wurde und ob er den technischen Anforderungen entspricht.

Verschiebung in Ordner: Es wird dokumentiert, in welchen Ordner der Beleg verschoben wurde, z.B. „Angenommen“ oder „Zurückgewiesen“.

Weiterleitung und Download: Falls der Beleg weitergeleitet oder heruntergeladen wurde, ist auch dies im Protokoll ersichtlich.

Das Belegprotokoll bietet mehrere entscheidende Vorteile:

Transparenz: Sie haben jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge zu einem Beleg. Dies ist besonders wichtig für die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle.

Effizienz: Durch die detaillierte Dokumentation aller Schritte können Sie jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen, ohne lange suchen zu müssen.

Sicherheit: Das Protokoll dient als Nachweis dafür, dass alle erforderlichen Schritte bei der Verarbeitung der Rechnungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Eigene Belegnotizen erfassen: Neben der automatisierten Protokollierung bietet das Belegpostfach auch die Möglichkeit, eigene Notizen zu jedem Beleg zu erfassen. Diese Belegnotizen können verwendet werden, um zusätzliche Informationen, Erinnerungen oder Anmerkungen zu einem Beleg festzuhalten. So können Sie z.B. wichtige Hinweise für die weitere Bearbeitung oder spezielle Vereinbarungen direkt beim Beleg speichern.

Archivierung und Verfügbarkeit: Alle Belegprotokolle werden zusammen mit den Belegen archiviert. Dadurch ist sichergestellt, dass der gesamte Bearbeitungsprozess auch nachträglich noch nachvollziehbar ist. Sie können jederzeit auf archivierte Belege und die zugehörigen Protokolle zugreifen, was besonders bei Prüfungen oder internen Kontrollen von Vorteil ist.

Fazit: Mit dem Belegprotokoll im Belegpostfach haben Sie eine leistungsstarke Lösung, um den Anforderungen ab dem 01.01.2025 gerecht zu werden. Die detaillierte Protokollierung aller Vorgänge zu einem Beleg und die Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen, bieten Dir maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Nutzen Sie die Vorteile des Belegprotokolls im Belegpostfach und optimieren Sie Ihre Prozesse.

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Belegpostfach bietet hierfür eine flexible und effiziente Lösung, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Doch wie funktioniert der grundlegende Ablauf und welche Optionen stehen Ihnen zur Verfügung?

Grundlegender Ablauf
Elektronische Rechnungen werden an die spezielle E-Mail-Adresse des Belegpostfachs gesendet. Von dort aus werden sie automatisch empfangen, geprüft, visualisiert und archiviert. Dieser automatisierte Prozess stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen korrekt verarbeitet und bereitgestellt werden.

Optionen für die Weiterverarbeitung
Nach dem Empfang und der ersten Verarbeitung der Rechnungen bietet das Belegpostfach verschiedene Optionen für die weitere Handhabung der Belege:

1. Annahme und Organisation im Ordner „Angenommen“: Sie können die empfangenen Rechnungen direkt im Belegpostfach annehmen. Diese Rechnungen werden dann in den Ordner „Angenommen“ verschoben. Dort sind sie übersichtlich aufgelistet und stehen für die weitere Verarbeitung bereit. Dies erleichtert Ihnen den Überblick und die Verwaltung der Rechnungen.
2. Automatische Weiterleitung an eine definierte E-Mail-Adresse: Falls gewünscht, können die Rechnungen nach der Annahme automatisch an eine definierte E-Mail-Adresse innerhalb Deines Unternehmens weitergeleitet werden. Zum Beispiel können sie direkt an die Buchhaltungsabteilung gesendet werden. Diese Option spart Zeit und sorgt dafür, dass die relevanten Abteilungen sofort über neue Rechnungen informiert sind und diese bearbeiten können.
3. Download zur weiteren Verarbeitung: Alternativ können die Belege auch einzeln oder gesammelt heruntergeladen werden. Dies ermöglicht eine flexible Weiterverarbeitung der Rechnungen in Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen oder eine Übermittlung an den Steuerberater. Durch den Download stehen Ihnen alle notwendigen Daten zur Verfügung, um Ihre internen Abläufe effizient zu gestalten.

Handhabung von zurückgewiesenen Belegen
Technisch nicht korrekte Rechnungen werden erkannt und können zur Korrektur an den Absender zurückgesendet werden. Das Belegpostfach ermöglicht es Ihnen, dem Absender den nicht korrekten Beleg und ein Protokoll der Prüfung zu übermitteln. Diese zurückgewiesenen Belege werden in einem speziellen Ordner „Zurückgewiesene Belege“ organisiert. Dies bietet Ihnen eine klare Übersicht über alle reklamierten Rechnungen und den Status der jeweiligen Korrekturen.

Archivierung von Ein- und Ausgangsbelegen
Zusätzlich zu den laufenden Prozessen bietet das Belegpostfach ein umfassendes Archivierungssystem. Es gibt separate Archive für Eingangs- und Ausgangsbelege. Alle empfangenen und gesendeten Rechnungen werden zusammen mit der Visualisierung des Belegs und dem Prüfprotokoll archiviert. Dies gewährleistet, dass der gesamte Empfangs- und Versandprozess jederzeit nachvollziehbar und transparent ist.

Vorteile der flexiblen Abläufe
Die Flexibilität des Belegpostfachs bietet mehrere entscheidende Vorteile:

• Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung und die Möglichkeit zur direkten Weiterleitung oder zum Download der Rechnungen sparen SIe wertvolle Zeit.
• Effizienz: Die zentrale Verwaltung und die verschiedenen Optionen zur Weiterverarbeitung ermöglichen es Ihnen, Ihre Abläufe optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
• Transparenz: Der Ordner „Angenommen“ sowie die speziellen Ordner für zurückgewiesene Belege und die Archive für Ein- und Ausgangsbelege bieten Ihnen eine übersichtliche Darstellung aller verarbeiteten Rechnungen, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten.

Fazit
Mit den flexiblen Abläufen im Belegpostfach haben Sie eine leistungsstarke Lösung, um den Anforderungen ab dem 01.01.2025 gerecht zu werden. Ob Annahme und Organisation im Belegpostfach, automatische Weiterleitung an relevante Abteilungen, Download zur weiteren Verarbeitung oder die Handhabung zurückgewiesener Belege – das Belegpostfach bietet Ihnen alle Möglichkeiten, um Ihre Rechnungsverarbeitung effizient und transparent zu gestalten.

Nutzen Sie die Vorteile der flexiblen Abläufe im Belegpostfach und optimieren Sie Ihre Prozesse.

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese müssen einem EN16931-konformen Format wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Doch warum ist die Validierung dieser eRechnungen so wichtig?

Voraussetzungen für eine gültige eRechnung
Damit eine Rechnung als gültig anerkannt wird, muss sie im EN16931-Standard vorliegen. Dazu gehören strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate sind darauf ausgelegt, dass Computer die Daten effizient verarbeiten können. Für Menschen sind diese jedoch schwer lesbar und somit nicht einfach zu prüfen. Hier kommt die automatische Validierung ins Spiel.

Automatische Validierung im Belegpostfach
Das Belegpostfach übernimmt für Sie die wichtige Aufgabe der Validierung. Es stellt sicher, dass die empfangenen Belege den notwendigen Anforderungen entsprechen und technisch korrekt sind. Dabei läuft der Validierungsprozess in mehreren Schritten ab:

1. Erkennung der elektronischen Rechnung: Zunächst wird ermittelt, ob es sich bei dem empfangenen Beleg um eine elektronische Rechnung handelt. Das Belegpostfach prüft die Datei auf ihre Struktur und ihren Inhalt.
2. Bestimmung des genauen Formats: Es gibt verschiedene Standards und Versionen von XRechnung und ZUGFeRD. Das Belegpostfach erkennt, welches genaue Format vorliegt. Nicht alle Formate, die bisher verwendet wurden, sind ab dem 01.01.2025 noch gültig. Daher ist es wichtig zu wissen, ob die empfangene Rechnung den aktuellen Anforderungen entspricht.
3. Technische Prüfung der Daten: Sind die ersten beiden Schritte erfolgreich, wird die technische Korrektheit der Daten geprüft. Das Belegpostfach nutzt dazu die offiziellen Schemata und Validierungswerkzeuge, wie sie z.B. von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellt werden. Diese Validierungen stellen sicher, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind.

Vorteile der Validierung
Durch die automatische Validierung im Belegpostfach können Sie sicherstellen, dass die Rechnungen, die Sie empfangen, korrekt und technisch einwandfrei sind.

Das bedeutet:

• Zeitersparnis: Sie müssen sich nicht manuell durch komplexe XML-Daten arbeiten.
• Sicherheit: Sie können sich darauf verlassen, dass die Daten korrekt und vollständig sind.
• Effizienz: Fehlerhafte Rechnungen werden sofort erkannt und können zur Korrektur an den Absender zurückgesendet werden. Das Belegpostfach ermöglicht es, dem Absender den nicht korrekten Beleg und ein Protokoll der Prüfung zu übermitteln.

Fazit
Die Validierung von eRechnungen ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Sie rechtskonforme und technisch korrekte Rechnungen erhalten. Das Belegpostfach übernimmt diese Aufgabe für Sie und prüft automatisch, ob die empfangenen Belege elektronische Rechnungsdaten enthalten und ob diese Daten den geltenden Standards entsprechen.

Nutzen Sie die Vorteile der automatischen Validierung im Belegpostfach und bleiben Sie stets auf der sicheren Seite bei der Verarbeitung Ihrer elektronischen Rechnungen.

Ab dem 01.01.2025 ändert sich im Bereich der elektronischen Rechnungen einiges: Unternehmen im B2B-Bereich sind dann verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Rechnungen müssen dem EN16931-Standard entsprechen und können als XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Doch was bedeutet das genau für Sie und wie kann das Belegpostfach Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen?

Die Bedeutung des XML-Teils bei elektronischen Rechnungen
Elektronische Rechnungen nach dem EN16931-Standard bestehen aus einem strukturierten Datenformat, dem sogenannten XML (eXtensible Markup Language). Dieser XML-Teil ist der führende und damit relevante Bestandteil der Rechnung. Das bedeutet, dass die Informationen, die in der XML-Datei enthalten sind, maßgeblich für die Verarbeitung und Prüfung der Rechnung sind.

Doch warum ist dieser XML-Teil so wichtig? Der XML-Teil enthält alle relevanten Daten der Rechnung in einem standardisierten Format. Dies ermöglicht es Software-Systemen, die Daten automatisch zu verarbeiten, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Damit wird die Effizienz erhöht und die Fehlerquote reduziert.

Warum ist das XML-Format nicht einfach lesbar?
Das XML-Format ist für Computer und Software-Systeme optimiert, nicht jedoch für Menschen. Die Daten sind in einer strukturierten, aber komplexen Textform gespeichert, die für Dich als Betrachter schwer verständlich und unübersichtlich ist. Untenstehend ein Beispiel, wie ein Ausschnitt einer XML-Rechnung aussehen könnte.

Wie Sie sehen, sind die Daten zwar klar strukturiert, aber nicht leicht zu überblicken.

Die Lösung: Visuelle Darstellung im Belegpostfach
Hier kommt die Visualisierung ins Spiel. Das Belegpostfach bietet eine übersichtliche Darstellung des XML-Teils der Rechnung. Durch die Visualisierung werden die komplexen Daten in eine leicht verständliche Form gebracht. Das bedeutet, dass Sie die relevanten Informationen schnell und einfach einsehen und prüfen können, ohne sich durch die XML-Datei arbeiten zu müssen.

Durch die visuelle Aufbereitung wird der gesamte Prüfungs- und Verarbeitungsprozess erheblich vereinfacht. Sie können schneller auf Rechnungen reagieren, sie effizienter bearbeiten und die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen.

Fazit
Mit der Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 wird der elektronische XML-Teil von Rechnungen zentraler Bestandteil und maßgeblich für die Verarbeitung. Da das XML-Format für Menschen schwer lesbar ist, bietet das Belegpostfach eine wertvolle Unterstützung durch die Visualisierung der Daten. So wird die Prüfung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen erheblich erleichtert.

Nutzen Sie die Vorteile der Visualisierung im Belegpostfach und bleiben Sie stets auf der sicheren Seite bei der Verarbeitung Ihrer elektronischen Rechnungen.